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代写职称论文 试论秘书工作的科学管理
来源:http://weixiangwj.com.cn 日期:2017-09-04 11:58:49
在我国有一个特殊的职务就是秘书,秘书工作是一种社会职业。所谓秘书就是助手的意思,因此秘书所发挥的职能就是助手的职能。在上个世纪我国的秘书工作具有一定的规范性,工作目标和工作内容都有一定的范围。随着经济体制的改革,尤其是上个世纪的80年代,秘书工作随着改革开放,也发生了很大的变化。秘书管理的科学化及工作效能都发生了根本的变化。助手、参谋成为新时期秘书工作的新角色。如何实施科学化的秘书工作管理,成为新时期秘书工作的新课题。如何实现秘书工作的科学管理,下面笔者将自己的思考谈一谈。
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一、正确理解秘书工作的职能
秘书在日常的工作中要摆正自己的位置,将工作中领导的意图领会清楚,并按照领导意图将工作做好。随意更改领导的工作内容、随意改变领导的意图都是不允许的,这是有违职业道德的表现。秘书工作允许创新,但是要在依从领导意图基础上进行创新,在充分领会领导意图的基础上进行创造性的发挥。创新和创造性都要在体现领导意图的前提下完成,否则就不是一个称职的秘书。秘书工作除了服务功能外,参谋功能也是主要的。在新时期的新环境下,秘书工作也要以参谋功能为主。在工作中多给领导提建议,为部门工作献策。工作中的情绪控制也是一个主要方面,不能因为自己的情绪影响工作的效果。
领导的决策永远是秘书工作的核心内容,秘书要围绕这个核心工作进行自己的工作开展。秘书的工作是站在领导身后面的人,是领导影子遮蔽下的工作人员。工作内容是被动的,但是工作态度是积极主动的。秘书要把工作做成主动型,需要秘书具备一定的工作能力和工作艺术。秘书需要具备领导者的眼界,善于掌控全局,了解全局性的工作视野。第二是要熟悉阶段性的工作任务,和领导保持工作中心的一致性,正确处理工作内容,了解手头工作的轻重缓急,能够将复杂的事情理顺好,保证工作的顺利开展。最后是要领悟好领导布置工作的内容,分析清楚领导工作的情况和思路,帮助领导将每一项工作落到实处。最后是要善于积累资料,善于将工作内容做好记录,保存好工作档案,为工作的开展建立备忘录。秘书具备了这些素质就是很好地完成了工作职能。
二、秘书的时间管理
秘书的大部分工作是为领导工作服务的,给领导工作日程做好安排,并能及时提醒领导按照工作计划完成工作。时间就是金钱,时间就是效率,在信息技术大爆炸的年代,时间观念在每一个人的心中都异常强烈,所以秘书工作的时间观念比别人要更强。首先是要管理好领导的时间,这是秘书工作的重要职责。帮助领导做好工作日程时间的控制,做好工作内容的时间安排,这是秘书工作的重要构成部分,不能有丝毫的马虎,否则容易造成重大的失误乃至于损失。秘书能够有效控制领导的工作时间,为领导工作效率的提高做好准备。秘书工作的有效性可以从如何帮助领导把握时间开始,不使领导陷入不必要的琐事纠缠中,从而提高工作效率。比如为领导制定工作时间表,做好工作计划表,这些都是帮助领导掌控时间的行为,也是工作有效性的保证。但是在实际中,秘书工作没有将领导的时间管理作为工作的主要内容。其中的原因不只是秘书的责任,一些领导者自身的时间观念也是一个重要的影响因素。陈旧的时间观念影响日常的领导和管理工作,搁置一些工作导致时间的拖延,进而影响工作效率。
秘书管理领导的时间要注意有序性,科学安排领导的工作内容,保证领导工作的合理有序,不使领导穷于应酬忙于周旋。上级部门的工作安排、本部门的工作安排,这是秘书要帮助领导控制时间的主要方面。秘书要了解上级领导的工作精神,又要领会本部门领导的工作意图。这样可以更好地把握领导工作的内容和时间安排。
秘书还要为领导争取可以控制的时间。领导的时间可控性是随着职务的升高而减少的,也就是时间受制于他人的问题随着职务的高升而控制的力度减弱。秘书要帮助领导将不可控的时间变成可控时间,这样才是一名领导能力的体现,也是提供工作效率的关键。秘书要将工作时间表和工作计划表的拟定工作作为一项作用内容,实现和帮助领导将不可控时间变成可控时间。将时间表中的重要工作内容做好标记,同时要做到简洁明了,让领导一目了然,不能繁琐和复杂化,影响领导的判断。为领导的时间控制做好安排,做好实现工作目标的计划。拟定工作清单、制定时间标准表、填写好目标工作管理卡,标明隶属工作单位、职位、工作计划、预期进度、自我追踪、考评等内容。
三、做好秘书工作要提升个人素质
秘书是工作在领导身边的人,既要服从领导,又要为领导做好参谋。这是秘书工作的性质决定的。一名合格的秘书要具备德行操守,德才兼备是一个秘书必须要具备的素质。如果工作中失德,必然失范,那么所造成的后果是不堪设想的。秘书是工作在权力中心的人员,没有很好的德行操守是不能独善其身的。秘书工作的无确定性,使得秘书个人生活也会受到很严重的影响。正确处理个人和集体、自己与领导、工作与家庭之间的关系也是秘书能力的体现。
秘书工作的科学管理影响之大,是秘书自己要认真思考的问题。德行品质,自身素养,领导时间控制,职能体现等,都应该成为秘书工作的主要内容。科学管理秘书工作可以对领导工作效率产生重大的影响,所以这是需要秘书具有的使命感。

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文章名称:代写职称论文 试论秘书工作的科学管理
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